人事代理服务规范

依据《人力资源市场暂行条例》、《江苏省就业促进条例》制定本规范。

一、对象范围

人事代理对象包括委托代理单位和委托代理个人。委托代理 单位为江苏省内注册或实质运营的有人事代理需求的企事业单 位。委托代理个人为符合《流动人员人事档案管理服务规定》的

存档人员。

有下列情形之一的，其人事代理委托不予受理：

(一)人事档案不在江苏省内各级档案管理服务机构的；

(二)正在立案审查，没有结案的；

(三)与单位发生人事(劳动)关系、工伤认定等争议，正

在调解、诉讼中的；

(四)其他不宜接受人事代理的。

二、服务内容

(一)公共服务代理。人事档案的收集、整理、保管、利用、 转递；档案查(借)阅；集体户口挂靠；依据档案记载出具存档 证明、学习经历证明、工作经历证明、亲属关系证明等；升学、

入党、参军、录(聘)用、出国(境)等政审(考察);代理人员职称初定，职称申报及评审(设有评委会方可提供评审服务);

党员组织关系接转，等等。

(二)其他服务代理。用工法律法规政策、人事关系管理、 劳动关系风险咨询；发布人才需求信息、代为招聘、引进所需人

才、推荐求职岗位，等等。

(三)不断拓展人事代理领域，丰富人事代理内容，满足不 同单位和人员的各类需求。探索开展诚信评估、咨询规划、评价

评审、推荐招引、项目合作、人事事务外包等代理事项。

(四)鼓励通过购买服务等方式，支持第三方机构提供人才 信息服务、招聘推荐、培训测评、档案数据加工、高级人才寻访

等服务，不断提高人事代理的社会化服务水平和效率。

三、服务形式

人力资源服务机构开展人事代理，应当符合有关法律、法规、文件的规定。单位委托人事代理，提供单位统一信用代码证书和单位介绍 信，签署《人事代理告知书》;个人委托人事代理，应提供居民 身份证或社保卡、户口、辞职(辞退)等证明材料。人事代理机

构与代理对象无任何行政隶属关系，仅为其代理有关人事业务。

附件2

流动人员人事档案管理规范

 依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》

《人力资源市场暂行条例》及有关法律、法规制定本规范。

一、管理范围

(一)《流动人员人事档案管理服务规定》(人社部发〔2021〕

112号)所规定的流动人员人事档案。

(二)江苏省内技师学院高级工班、预备技师班毕业生的人

事档案。

(三)其他流动人员的人事档案。

二、档案接收

(一)流动人员人事档案由流动人员户籍所在地或工作单位

所在地的档案管理服务机构接收管理。

(二)辞职辞退、解除(终止)聘用(劳动)合同、取消录 (聘)用、被开除等与用人单位解除或终止人事(劳动)关系的 原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军 队文职人员的人事档案可由其户籍所在地档案管理服务机构接

收管理。

(三)个人自带或无人事档案管理权限单位转来的档案，

一般不予接收，须将档案交回之前有人事档案管理权限的单位，通过正常程序办理档案转递手续。因原存档单位已不存在或其他 特殊原因无法退回且档案袋密封的，可由其户籍所在地档案管理 服务机构接收，申请人应提供相关证明材料。

(四)党政机关、国有企事业单位机构调整或关停并转的， 原则上凭上级主管部门关于人事档案的处理意见或改革方案，向单位所在地的档案管理服务机构申请统一接收。

(五)脱密管理期内的涉密人员人事档案需转至档案管理服 务机构的，应由保密行政管理部门出具转出函，档案管理服务机构接收后，需严格按照涉密人员管理规定管理。

(六)流动人员退休后，原则上档案转至办理退休待遇所在地的社保退管部门保管。

(七)不符合接收要求的，档案管理服务机构应出具退回原

因材料，通过原渠道转递至原存档单位。

三、档案转递

(一)个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后，其 档案在有人事档案管理权限的机关、国有企事业单位和档案管理

服务机构之间可办理转递手续。

(二)档案转递须凭具有档案保管权限的机构出具的调档函办理。

(三)档案转递时应检查档案完整性，档案开封、损毁严重

或有虚假材料的，不予接收。

(四)档案转递时，需填写档案转递通知单并严密包封，通
过机要通信、专人送取方式或邮政特快专递等方式进行。对曾属 于党政军机关、参照公务员法管理的单位、国有企事业单位干部 人事档案转出，或拟转往上述单位的人事档案，应当通过机要通

信或专人送取方式进行转递。严禁个人自带档案。

(五)对于一人多档需合并档案的，可由本人选择一地作为

存档地，提出书面转档申请，开具调档函将其它档案转入合并。

四、材料归档

(一)档案管理服务机构、档案材料形成单位、流动人员之 间应当加强协作，多方面收集反映流动人员政治面貌、工作经历、 教育培训、职业资格、职称、评聘专业技术职务、奖惩、业绩、 工作考核、入选重大工程、获得重大奖项、重要社会兼职及违规 违纪违法处理处分等材料。注重收集流动人员工作变动中形成的

劳动合同、企业录用手续等材料。

(二)归档材料应当为原件，特殊情况需用复印件存档的， 必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或所在单位组织

(人事)部门公章。

(三)高中及以上学籍材料为流动人员人事档案的必备材 料。高中材料应有学籍卡或学籍证明；高等教育各学历层次的学 籍档案包含毕业生登记表，成绩单等，非全日制的还须提供《教 育部学历证书电子注册备案表》、《学位认证报告》或《学位在线 验证报告》;国(境)外学历应提供教育部留学服务中心出具的

《国(境)外学历学位认证书》。

(四)劳动(聘用)合同、解除(终止)劳动关系证明应及

时归档。

(五)材料归档时，受理机构应对归档材料进行鉴别，确认

真实合规后补充归档。

五、档案利用

(一)流动人员人事档案利用主要包括出具证明、政审、

查(借)阅、复制等。

(二)档案证明包括存档证明、工作经历证明、档案查阅

告知单等，出具内容须依据档案材料记载。

(三)办理录(聘)用、出国(境)、入党、参军、升学政 审的，需提供介绍信、经办人居民身份证或社保卡；办理《人员 调动登记表》、《内地中国居民赴港工作同意书》等签章的，应 提交申请材料、本人居民身份证或社保卡，档案管理服务机构应

依据档案记载内容，办理政审(考察)表、登记表等签章。

(四)组织人事部门、执法部门、用人单位因工作需要查阅 档案的，应当2人以上，持单位介绍信、有效证件办理查阅手续。 查阅未与代理单位解除劳动关系的人员档案，原则上须经该代理

单位书面同意。

(五)预备党员转正需借用党员材料的，应持所在党组织开 具的介绍信、经办人居民身份证或社保卡办理，使用完毕后须按

时归还，归还时应密封并加盖党组织印章。

(六)需要复印档案材料的，由本人或被委托人(需提供委托书)携带居民身份证或社保卡到档案管理服务机构办理。复 印工作经历、入党(团)志愿书、职称申报表等相关材料的应提 供相关部门的告知单，复印整本《入党志愿书》的，须由档案管

理服务机构装袋密封并加盖印章。

六、档案建立

未在人事档案管理权限单位存档的流动人员，可凭居民身份 证或社保卡、户口簿等相关材料至户籍所在地或工作单位所在地

的档案管理服务机构建立档案。

(一)非全日制高等教育学历的，持高中以上学历的学籍档 案、《教育部学历证书电子注册备案表》《学位认证报告》或《学

位在线验证报告》、工作经历材料、党团材料办理。

(二)留学已毕业的，持国内高中学籍档案、教育部留学服 务中心出具的《国(境)外学历学位认证书》、工作经历材料、

党团材料等办理，外文件归档一并提供翻译公证件。

(三)高中以上学历准备留学的，由学校将国内学籍档案转 至档案管理服务机构，或持密封的国内学籍档案、国外学校录用

通知书办理。

七、遗失补办

档案材料遗失的，应由材料形成单位补办，并附补办情况说 明。补办材料为复印件的，须注明复制时间并加盖单位公章。因

单位更名、撤销等原因，无法补办的，需出具相关证明材料。

八、库房及安全
(一)加大档案管理基础设施建设，对照相关标准建设专用 档案库房、阅档场所、档案整理(含数字化加工)场所、办公场

所等。

(二)强化档案安全管理，不断研究和改进档案保管方法技 术，建立完善人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，

防止档案泄露、丢失或损毁，保证真实、完整、可靠。